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En el momento de definir  la arquitectura o diseño de una casa, comprar la madera, construir las paredes y vender la vivienda, las distintas funciones y tareas implicadas en el proceso de trabajo, en pocas ocasiones, son responsabilidad de una única persona. Eso no sería práctico. Son expertos en cada área, especialistas, los que se encargan de su área de conocimiento y trasladan al resto del equipo las instrucciones.

Hace 25 años que Eric de Groot apuesta por un enfoque similar para el diseño de eventos (Meeting Design). Igual que un arquitecto diseña una casa tras haber consultado a los propietarios sobre el uso que le quieren dar y lo que esperan de ella y posteriormente le pasa al contratista la responsabilidad de la logística de la construcción, Eric de Groot sugiere que los meeting designers (diseñadores de eventos) creen experiencias tras escuchar las respuestas a las expectativas de los organizadores y los asistentes de los eventos.

“La clave está en el contenido de las reuniones y cómo llevar éste a escena” afirma de Groot. “Puedes saltarte casi cualquier otra parte de la organización de un evento – el lugar, la comida, incluso un ponente – y seguir siendo productivo. Pero si no hay contenido relevante, no hay evento.”

De hecho, de Groot es el autor del libro Into the Heart of Meeting Design, Basic Principles of Meeting Design, junto con Mike van der Vijver. En el se ve la importancia de crear contenido relevante para los asistentes al evento, poniéndolos en el centro de la creación y el diseño. “El poder de los meetings depende de las dinámicas humanas que son capaces de desencadenar. Para conseguir los objetivos eficientemente se requiere un nuevo paradigma del modo en el que se diseñan los programas y se conciben los eventos” comenta en el libro.

En una reunión gubernamental en la que había cierta carencia de gestión de la información, de Groot empezó por preguntar a los 150 asistentes en la sala qué cambios específicos querían ver tras el evento. Tras escuchar atentamente a los problemas que se plantearon, diseñó la agenda. “Un buen arquitecto empieza por conocer las necesidades de todos los involucrados”, afirma.

Los cuatro consejos para empezar a trabajar con una metodología de Meeting Design en la organización de eventos, según de Groot, son:

  • Habla con los participantes. Pregúntales sus deseos, sueños y expectativas. Consúltales qué cambios de comportamiento específicos quieren ver, no lo que quieren hacer durante el evento
  • Presiona para obtener resultados medibles y responsables con las personas asignadas a tareas específicas.
  • Crea experiencias en lugar de eventos con audiencia pasiva. Y crea espacios de descanso para que las personas puedan procesar la información y relacionarse con los demás asistentes.
  • Define unos objetivos claros y haz el seguimiento adecuado.

 

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