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La fórmula del “WOW” funciona siempre y cuando el catering no haya fallado en sabor, color y temperatura; el espectáculo de luces haya despertado la oxitocina de los asistentes; y, la temática de la decoración, haya provocado una avalancha de selfies en Instagram. Pero, ¿es esto realmente el objetivo de tu evento?

Transformar tu evento en una herramienta de comunicación es una decisión que comienza descartando todas las variables efímeras de tu idea, para centrarte en objetivos reales y concretos. El WOW importa y mucho, siempre y cuando exista detrás un análisis a conciencia del mensaje y los objetivos, para transformar la experiencia en una reflexión duradera.

No es complicado si empleas la metodología adecuada. A continuación compartimos 5 claves infalibles para transformar tu evento en una herramienta de comunicación efectiva.

  1. Ten claro para qué va a servir (para pasar un buen rato hay otras cosas)
    Evidentemente el evento debe ser atractivo, divertido en algunas ocasiones, ameno en otras, emotivo a veces. Y debe, por supuesto, cuanto menos, entretener. Está claro: los asistentes deben tener una experiencia grata. Pero esto no es ni mucho menos, suficiente. Hay muchas formas de divertirse y seguramente las personas que asisten a tu evento prefieren otras y saben cómo pasarlo mucho mejor…. ¡Están aquí por algo más. Déjalo bien en claro!.Ten en cuenta que el evento forma parte de un plan, bien de marketing, bien de comunicación, y que responde a una estrategia. Puede servir para lanzar un producto, para reposicionar una marca, para reforzar un mensaje, para motivar a un equipo, celebrar un aniversario… pero en la gran mayoría de los casos, formará parte de una campaña más amplia. Centra bien el evento dentro de esa campaña y define claramente los objetivos del evento, lo que quieres conseguir.

 

  1. Seguro que tienes muchas ideas, alucinantes y creativas, pero además tienen que ser buenas. “Ya… pero… ¡si es muy buena idea!”
    Lanzar ideas, hacer un buen ejercicio de producción creativa, pensar en equipo y dar forma a esa creatividad es imprescindible. La creatividad es, en gran medida, el elemento diferenciador y básico para que un evento sea un éxito y junto con la visión estratégica, es lo que le convierte en una herramienta de marketing.Define bien el eje creativo o eje argumental a través de un buen proceso creativo. No es suficiente con tener un gran alarde de imaginación. Ten en cuenta primero que, una buena idea lo es en la medida en que es realizable.Es un evento, es un acto en directo, mide los riesgos de la idea. Puedes definir un eje creativo fantástico y original, pero ten en cuenta que además de que se pueda hacer, debe encajar con el resto de la imagen que se quiere transmitir. Ten en cuenta qué quieres transmitir y deja claro tu objetivo. ¿Esta creatividad te sirve para lo que quieresLa creatividad debe estar al servicio del objetivo y de la estrategia, no al revés.El equipo que participa en el proceso creativo debe cuestionar cada una de las ideas, y preguntarse en relación a cada una de ellas qué tipo de imagen queremos transmitir, cómo es el cliente, en qué momento se encuentra, cómo es el público, cómo es el entorno, el mensaje es fácil o difícil de comprender (a veces sucede y es cuando más creativo se debe ser), qué experiencia quieres que tenga el público y cómo encaja esta experiencia con la imagen que tiene del cliente, cómo ajustar esta creatividad al presupuesto… . En definitiva, que el árbol no te impida ver el bosque.

 

  1. Todos queremos ser únicos, irrepetibles y originales. ¿personalizas o customizas
    Relacionada directamente con la creatividad, está la originalidad y la personalización. En un evento hay muchos elementos o partes que son recurrentes y que incluso deben formar parte de casi todos ellos: desde el envío de las invitaciones, hasta los aspectos festivos o de celebración, pasando por la recepción de los invitados o por los aspectos puramente protocolarios, entre muchos otros. La clave para diferenciarse en muchas ocasiones está en la personalización o lo que también se denomina tematización. Como hemos señalado, el carácter que le das al evento debe formar parte de una creatividad coherente con el mensaje que quieres trasladar. Este carácter se expresa en la propia puesta en escena, pero también en el contenido o en los mensajes anteriores y posteriores al evento; en definitiva en todas las acciones de comunicación y relaciones públicas. La originalidad, personalización o tematización se traslada a todos aspectos, incluso a los menos evidentes. La imagen corporativa del evento, la decoración, el catering, las actuaciones, los audiovisuales, la forma de la convocatoria, la localización… son algunos de los elementos que debes tener en especial consideración en esa personalización.Es lo que se denomina en otros ámbitos la “customización”. “Disfrazamos” un mismo esquema, un estilo similar y un guión parecido del evento con un eje creativo o argumental más o menos original. Esto puede ser en muchas ocasiones más que suficiente y muy efectivo, a veces incluso es lo más adecuado.Pero la personalización y la originalidad, pueden ir más allá. A menudo es necesario dar un paso más y arriesgar más, si cabe. Arriesgar en la concepción del propio acto, del propio evento, hacer un acto original, algo no habitual para el target al que nos dirigimos, llamar la atención desde la propia idea, personalizar no solo una fiesta, sino organizar un acto distinto al de una fiesta.

 

  1. ¿Qué quieres que se lleven en su mochila cuando se vayan?. ¿Un “no me olvides” o algo más?
    Los eventos son herramientas para persuadir, algo más allá que comunicar un mensaje, por ello debes definir el recuerdo que quieres que los participantes del evento se lleven en “su mochila” personal. El evento es una acción de comunicación en vivo que debe ser una experiencia única, memorable, exclusiva incluso y debe transmitir sensaciones positivas y despertar la emoción.Un “no me olvides” debe ser el mínimo que debes marcar como el recuerdo que se deben llevar, asociado lógicamente al mensaje que transmitiste (bien la característica diferencial de un nuevo producto, bien los dos objetivos principales resultado del reposicionamiento de una marca, bien los valores de la empresa que quieres que los trabajadores interioricen…) Pero el recuerdo no se refiere al mensaje si no a la experiencia, a lo que los asistentes vivieron.Ten en cuenta que recordamos en la medida en que sentimos, vivimos y experimentamos. Cuanto mayor sea el nivel de interactividad, mayor será el número de asistentes que participen, logrando así que la experiencia sea aún más memorable. Aún en el caso de que este nivel de interactividad no sea posible o no se valore como conveniente, al diseñar el evento, debes plantearte qué quieres que recuerden los asistentes de la experiencia. Por ejemplo, si tal o cual actuación fue excepcional, si el lugar o el ambiente eran muy acogedores y distintos a lo habitual, si la música fue de gran calidad o la decoración fue especialmente original, adecuada y llamativa. Debes pensar si quieres que tu público se quede con el recuerdo de si los canapés eran exquisitos o lo mucho que se divirtieron con una actuación de humor. Esto permanecerá en la memoria y se asociará automáticamente al mensaje que transmitiste.Un mal catering, el frío de la sala, el presentador con un guión inadecuado, un acto interminable o un sonido escaso, por ejemplo, darán al traste con el recuerdo que quieres que se lleven y también lo asociarán al mensaje que hayas transmitido. Recuerda que, como mínimo, quieres que se lleven un buen recuerdo.

 

  1. Aprovecha el momento. Ten una disculpa y si no trabaja todo lo que sea necesario para descubrirla y darle forma.
    En la medida que definas un evento en el marco de una estrategia más amplia, dentro de una campaña, tendrás una disculpa o un motivo que resulte creíble al hacer tu convocatoria. Desde la inauguración de unas nuevas instalaciones, la puesta en marcha de un nuevo proyecto, la presentación de un plan de responsabilidad social, la celebración de un aniversario o la presentación de un nuevo producto,..Cuanto más argumentado y lógico parezca el motivo de realización del evento, más fácil será convocar en torno a él, tanto a los invitados como a los medios de comunicación y a otros agentes que nos ayuden a difundir el evento. Pero no siempre es sencillo aprovechar el momento o simplemente no existe una disculpa. En este caso debes crear ese motivo que justifique la realización del evento. Si no existe un motivo aparentemente claro, invéntatelo. Debes argumentar el porqué, y si además puedes asociar al evento elementos que no sean puramente comerciales que se asocien a tu marca o producto y que favorezcan la receptividad de los medios de comunicación, no lo dudes; siempre y cuando sume imagen y no reste y además sea coherente.

 

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